När vi behandlar uppgifter åt ditt företag.

1. Parterna

Personuppgiftsansvarig är det anslutna företaget som använder funktionerna i avsnitt 3 (i det här avtalet «ni» eller «företaget»).

Personuppgiftsbiträde är Timmarna Platform (enskild firma), org.nr 970905-3558, Lilla Bommen 1, 411 04 Göteborg, som driver tjänsten SeeYouSoon (i det här avtalet «vi»).

Avtalet är en del av Partnervillkoren. Det uppfyller kraven på ett skriftligt avtal i art. 28.3 och 28.9 GDPR. Om Partnervillkoren och det här avtalet säger olika saker om personuppgifter gäller det här avtalet.

2. Vad avtalet gäller och inte gäller

Det här behandlar vi åt er

Avtalet gäller de uppgifter som ni själva för in eller låter er personal föra in i verktygen för er egen verksamhet: personal, scheman, arbetstid och löneunderlag i Kassa & personal, er personallista i sektorn, bokningar som ni lägger in för gäster utan konto, Fordonskoll och jobbkort i verkstaden, däckhotellet och däckbeställningar hos leverantörer. Avsnitt 3 beskriver varje behandling.

Det här ansvarar vi själva för

För följande är SeeYouSoon självständigt personuppgiftsansvarig, och då gäller integritetspolicyn, inte det här avtalet:

• Varje användares konto och inloggning, även kontona för ert företags ägare, chefer och personal.
• Bokningar, beställningar och resor som kunder gör i appen, chatten och samtalen om dem, betyg och recensioner, och SeeYouSoon Club. När ni får en kunds uppgifter genom en sådan bokning är ni själva personuppgiftsansvariga för hur ni använder dem.
• Er ansökan om att bli partner, de handlingar ni skickar in och vår granskning av dem.
• Kundtjänst, säkerhet, bedrägeriskydd och våra egna loggar över vem i vår personal som har sett vad.

Utöver det som avsnitt 3 nämner för vi inget kundregister åt företag.

3. Behandlingarna: art och ändamål

Vi lagrar uppgifterna, visar dem för dem i ert företag som har rätt att se dem, räknar på dem och skickar notiser om dem, så att ni kan sköta er verksamhet. Vi använder dem inte för egna ändamål.

Kassa & personal

• Personalen. Ni lägger till personer i företaget och ger dem roll (ägare, chef eller personal), titel och anställningsnummer. En person som inte redan finns i sektorns personallista bjuds in med e-postadress eller telefonnummer till ett befintligt SeeYouSoon-konto. Vi sparar inte den adressen eller det numret i Kassa & personal, bara kopplingen till kontot. En inbjudan gäller i 7 dagar.
• Scheman. Ett veckoschema med dag, start och slut. Salonger, biltvättar och städföretag använder i stället sitt schema i sektorn.
• Stämpling och raster. När personalen stämplar in och ut i appen sparas tiderna, och start och slut för varje rast. Varje medlem ser vilka kollegor som är instämplade just nu.
• Avståndet till arbetsplatsen. Se rutan nedan.
• Rättelser. En ägare eller chef som rättar en tid måste skriva en orsak (3–300 tecken). Rättelsen sparas i en ändringslogg med värdet före och efter, och den anställda får en notis med orsaken. Loggen ändras och raderas aldrig.
• Lön. Ägaren väljer en lönemodell per person (timlön, månadslön, procent, garantilön plus procent eller per enhet), för in dricks och godkänner ett löneunderlag per period. För provisionsbaserad lön räknar vi in den försäljning eller de tjänster som är kopplade till personen i SeeYouSoon. Ägaren laddar ner underlaget som CSV eller PAXml till sitt eget lönesystem. Vi betalar ingen lön och gör inga skatteavdrag.

Personallistan i sektorn

Er personal i sektorn (till exempel frisörer, tvättare, städare, mekaniker, flyttpersonal och restaurangpersonal) sparas med namn, roll och arbetsschema, och med e-postadressen när ni bjuder in någon. Där ni lägger in en blockerad tid i en frisörs kolumn sparas också orsaken ni skriver.

Bokningar som ni lägger in själva

• Salongens bokning i kassan. En gäst utan konto bokas med förnamn, telefonnummer om gästen vill lämna det, en anteckning, tjänst, frisör och tid. Ägaren, frisörerna och SeeYouSoons personal för salonger kan lägga in sådana bokningar.
• Drop-in-kön. Namnet som er personal skriver in för en gäst i kön.
• Verkstadens bokning i kassan. En gäst utan konto bokas med förnamn, telefonnummer om gästen vill lämna det, registreringsnummer och bilens beteckning. Ägaren och cheferna lägger in dem.

Gästen får inga notiser från oss och betalar inga avgifter genom SeeYouSoon.

Fordonskoll och jobbkort

• Fordonskoll. Verkstadens eget kort för varje bil: registreringsnummer, märke, modell, årsmodell, bränsle, växellåda, motor och chassinummer, så som verkstaden skrivit in dem. Inget konto namnges på kortet. Vi hämtar inga uppgifter om bilen från något fordonsregister.
• Jobbkortet. För ett verkstadsbesök sparas mätarställning, en anteckning vid incheckningen, vilken mekaniker som har bilen, arbetets steg och verkstadens anteckningar. Kunden ser bara anteckningar som verkstaden märkt «Synlig för kunden».

Däckhotellet

För varje uppsättning däck sparas kunden (kontot, eller namnet för en kund utan konto; företaget ser bara förnamnet), registreringsnummer, bilens beteckning, däckens uppgifter och hyllplats. Varje inlämning och byte ger ett protokoll med mönsterdjup per däck, skador, en anteckning och mätarställning, och högst 8 foton. Hyran sparas med period, belopp och hur den betalades. En kund med konto ser sina egna däck, protokoll och foton i appen och får påminnelser inför säsongen.

Däckbeställning hos en leverantör

När er verkstad beställer däck för en kunds bil hos en leverantör i SeeYouSoon skickar vi bilens registreringsnummer och förnamnet på den som beställer till leverantören, aldrig kundens namn eller telefonnummer. Leverantören är en mottagare som ni väljer, inte vårt underbiträde.

4. Uppgifter och registrerade

Vilka vi behandlar uppgifter om, och vilka uppgifter

Registrerade	Uppgifter
Er personal, chefer och ägare	UppgifterNamn, titel, roll, anställningsnummer, koppling till SeeYouSoon-kontot, schema, in- och utstämplingar, raster, avstånd till arbetsplatsen vid instämpling, rättelser med orsak, lönemodell, dricks, försäljning som räknas på personen, löneunderlag.
Gäster utan konto	UppgifterFörnamn, telefonnummer (frivilligt), anteckning, tid och tjänst; i verkstaden även registreringsnummer och bilens beteckning.
Verkstadens och däckhotellets kunder	UppgifterKonto eller namn, registreringsnummer, bilens uppgifter, mätarställning, däckens skick, foton på däcken, anteckningar, hyra och betalningssätt.

Funktionerna är inte gjorda för känsliga personuppgifter. Men fritextfält, som anteckningar, orsaker till rättelser och orsaker till blockerad tid, kan innehålla sådant som någon skriver. Skriv bara det som behövs.

5. Hur länge avtalet gäller

Avtalet gäller så länge ni använder någon av funktionerna i avsnitt 3, och därefter så länge vi har kvar uppgifter som vi behandlat åt er. Bilagan visar hur länge uppgifterna sparas i dag.

6. Era instruktioner

Vi behandlar uppgifterna bara enligt era dokumenterade instruktioner. Instruktionerna är det här avtalet och de val som ni och er personal gör i panelen och appen, till exempel vem som är med i företaget, arbetsplatsen och radien, om kravet att stämpla nära arbetsplatsen är på, lönemodellerna och vad ni skriver in.

Vill ni ge en instruktion som funktionerna inte klarar skriver ni till [email protected]. Vi säger till direkt om vi anser att en instruktion strider mot dataskyddsreglerna.

Om en lag kräver att vi behandlar uppgifterna på annat sätt berättar vi det för er innan, om inte lagen förbjuder det.

7. Sekretess

Bara de personer hos oss som behöver uppgifterna för att driva och ge support på tjänsten får tillgång till dem. Vi ska se till att de har åtagit sig att hålla uppgifterna hemliga.

8. Säkerhet

Det här är de åtgärder som skyddar uppgifterna i dag (art. 32 GDPR):

• Kryptering i överföringen. All trafik till appen, panelen och vårt API går krypterat över HTTPS (TLS), och webbläsaren tvingas använda HTTPS.
• Behörighet efter roll. Servern kontrollerar i databasen vid varje anrop vilken roll personen har i ert företag. I Kassa & personal ser bara ägaren lönemodeller och löneunderlag, ägaren och cheferna ser personalens tider, och var och en ser sina egna. I verkstaden, salongen och däckhotellet gäller motsvarande roller.
• En begränsning ni bör känna till. Ändringsloggen i Kassa & personal, som även chefer kan läsa, visar i dag ändringar av lönemodeller, dricks och godkända lönebelopp.
• Vår egen personal. Vår personal får bara åtkomst genom behörigheter per sektor som ges i databasen, och en behörighet som dras in slutar gälla direkt. I Kassa & personal ser vår personal bara antal, aldrig namn, tider eller lön. En gästs telefonnummer visas för vår personal bara med de fyra sista siffrorna. Personal för respektive sektor kan läsa däckhotellets listor med kundens förnamn, verkstädernas bilkort och jobbkort; de läsningarna loggas inte i dag.
• Kryptering i lagringen. Gästers telefonnummer lagras krypterade med AES-256-GCM. Övriga uppgifter, som namn, tider och lön, lagras inte krypterade fält för fält.
• Position. Koordinater vid instämpling sparas aldrig, bara avståndet avrundat till 10 meter.
• Foton. Vi tar bort all metadata från foton, även GPS-position, innan de sparas. De ligger i en privat lagring och visas bara för den som har rätt att se dem, utan att sparas i någon cache.
• Spårbarhet. Rättelser av arbetstid sparas i en logg som inte kan ändras, och den anställda får en notis om varje rättelse.
• Inloggning. Tvåstegsverifiering finns för panelens konton. Antalet försök att logga in begränsas. När vi tar bort en person ur vår personal avslutas alla personens sessioner direkt.
• Säkerhetskopior. Databasen kopieras varje natt till en server som vi själva driver, där kopian bara kan läsas av serverns eget konto. Därifrån krypteras den med en nyckel som servern själv inte kan låsa upp, och sparas hos Cloudflare inom EU. Foton säkerhetskopieras inte.

9. Underbiträden

Ni ger oss ett allmänt tillstånd att anlita underbiträden. Dessa underbiträden behandlar uppgifterna åt oss i dag:

Underbiträden för uppgifter vi behandlar åt er

Underbiträde	Vad de gör	Var uppgifterna finns
Cloudflare, Inc. (USA)	Vad de görKör vår server, databasen, lagringen av foton och de krypterade säkerhetskopiorna. Cloudflare sparar också loggar över anropen till servern, och adressen i ett anrop kan innehålla en bils registreringsnummer.	Var uppgifterna finnsDatabasen: vi har valt Västeuropa som plats, vilket är en angivelse hos Cloudflare och ingen garanti. Foton: vi har inte valt EU som plats, så de kan lagras utanför EU/EES. Säkerhetskopior: inom EU.
Webbläsarnas push-tjänster: Google, Mozilla, Apple och Microsoft (USA)	Vad de görFörmedlar notiser till telefoner och datorer som har slagit på notiser, till exempel en inbjudan, en rättad arbetstid eller en påminnelse om däckbyte. Innehållet är krypterat för mottagarens enhet; tjänsten ser bara enhetens adress och tidpunkten.	Var uppgifterna finnsRespektive tjänsts egna servrar.
Firebase Cloud Messaging (Google, USA) och Apple Push Notification service (Apple, USA)	Vad de görGäller bara telefonapparna, som inte är publicerade än. Där förmedlar de notiserna och kan läsa deras korta text.	Var uppgifterna finnsRespektive tjänsts egna servrar.

Vi ser till att varje underbiträde har ett avtal med oss som ställer samma krav på dataskydd som det här avtalet. Vi ansvarar mot er för underbiträdenas arbete.

Innan vi anlitar ett nytt underbiträde eller byter ut ett publicerar vi en ny version av det här avtalet med den nya listan, minst 30 dagar innan ändringen. Appen visar då en notis till ert konto. Vill ni invända skriver ni till [email protected] innan ändringen gäller. Kan vi inte lösa invändningen kan ni sluta använda den funktion det gäller.

10. Överföring utanför EU/EES

Alla underbiträden i avsnitt 9 är amerikanska företag, och foton kan lagras utanför EU/EES. Genom att använda funktionerna ger ni oss instruktion om de överföringarna. Cloudflare är certifierat enligt EU–US Data Privacy Framework och har EU:s standardavtalsklausuler i sitt biträdesavtal. Vi för inte över uppgifterna till något annat land utan att det finns ett skydd som uppfyller kapitel V i GDPR.

11. De registrerades rättigheter

Ni svarar på begäran från era anställda och gäster, till exempel om att få se, rätta eller radera sina uppgifter. Det mesta kan ni se och rätta direkt i panelen. Varje anställd ser sina egna tider, sitt schema och sina godkända lönebesked i appen.

Det finns i dag ingen funktion i panelen för att radera en tid, ett bilkort eller en uppsättning i däckhotellet, och ingen export utöver löneunderlaget. En anställds egen nedladdning av sina data i appen tar inte med uppgifterna i Kassa & personal. Behöver ni det skriver ni till [email protected], så tar vi fram eller raderar uppgifterna åt er.

Om en registrerad vänder sig direkt till oss med en begäran som gäller uppgifter vi behandlar åt er skickar vi den vidare till er utan dröjsmål och svarar inte själva i sak, om ni inte ber oss.

12. Personuppgiftsincidenter

Om vi upptäcker en personuppgiftsincident som rör uppgifter vi behandlar åt er meddelar vi er utan onödigt dröjsmål. Vi berättar vad som har hänt, vilka uppgifter och ungefär hur många personer det gäller, vilka följder det kan få och vad vi gör åt det. Det vi inte vet direkt skickar vi så snart vi vet det. Ni avgör om ni ska anmäla incidenten till Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se), vilket ska ske inom 72 timmar, och om ni ska informera de berörda (art. 33 och 34 GDPR).

13. Konsekvensbedömning och förhandssamråd

Arbetstid och avståndskontroll vid instämpling kan kräva att ni gör en konsekvensbedömning (art. 35 GDPR). Vi ger er de uppgifter om funktionerna som ni behöver för den, och för ett eventuellt förhandssamråd med Integritetsskyddsmyndigheten (art. 36 GDPR).

14. När avtalet upphör

När ni slutar använda funktionerna väljer ni om vi ska radera uppgifterna eller lämna ut dem till er. Skriv till [email protected].

I dag raderas uppgifterna inte automatiskt när avtalet upphör, och inte heller när ägarens konto raderas: företagets uppgifter finns kvar tills ni ber oss radera dem. Den export som finns i panelen är löneunderlaget som CSV eller PAXml för godkända perioder. Övriga uppgifter tar vi fram åt er på begäran.

Uppgifter som vi har raderat finns kvar i säkerhetskopiorna tills de kopiorna gallras, se bilagan.

15. Information och granskning

Vi ger er den information ni behöver för att visa att det här avtalet och art. 28 GDPR följs, och svarar skriftligt på era frågor. Ni, eller en oberoende granskare som ni utser och som har tystnadsplikt, får granska vår behandling efter överenskommelse om tid och omfattning. Integritetsskyddsmyndigheten får alltid göra de kontroller som lagen ger den rätt till.

16. Ert ansvar som personuppgiftsansvarig

• Ni ser till att ni har en rättslig grund för behandlingen och att era anställda och gäster får information om den (art. 13 GDPR). Era anställda behöver till exempel veta att appen frågar efter telefonens position vid instämpling och att avståndet till arbetsplatsen sparas när ni har angett en arbetsplats.
• Innan ni slår på kravet att stämpla in nära arbetsplatsen bör ni göra en intresseavvägning, och fullgöra en eventuell förhandlingsskyldighet enligt 11 § lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL).
• Ni bestämmer hur länge uppgifterna ska sparas och säger till oss när de ska raderas, till exempel arbetstid enligt arbetstidslagen och löneunderlag enligt bokföringslagen.
• Ni ger bara behörighet till personer som behöver den, och tar bort personer som slutar.
• Löneunderlag som ni laddar ner ansvarar ni för när filen har lämnat SeeYouSoon.

17. Ändringar och kontakt

Vi publicerar varje ny version av avtalet här, med datum och versionsnummer. Kontakt i dataskyddsfrågor: [email protected]. Övriga frågor: [email protected].

18. Bilaga: behandlingar och lagringstider

Tabellen visar hur länge uppgifterna sparas så som tjänsten fungerar i dag. Där det står «ingen automatisk radering» finns uppgifterna kvar tills ni ber oss radera dem.

Behandling, uppgifter, registrerade och lagringstid

Behandling	Uppgifter	Registrerade	Lagringstid i dag
Personal i Kassa & personal	UppgifterNamn, titel, roll, anställningsnummer, koppling till kontot	RegistreradePersonal, chefer, ägare	Lagringstid i dagIngen automatisk radering. En person som tas bort markeras som borttagen. Raderar personen sitt konto ändras inte de här uppgifterna.
Scheman	UppgifterDag, start, slut	RegistreradePersonal	Lagringstid i dagTills ni ändrar schemat.
Stämpling, raster och avstånd	UppgifterTider, avstånd till arbetsplatsen i 10-meterssteg, status, anteckning	RegistreradePersonal	Lagringstid i dagIngen automatisk radering, inte heller när personen raderar sitt konto.
Ändringsloggen	UppgifterVem som ändrade vad, när, orsak, värden före och efter	RegistreradePersonal, chefer, ägare	Lagringstid i dagÄndras och raderas aldrig.
Lön	UppgifterLönemodell, dricks, försäljning per person, löneunderlag	RegistreradePersonal	Lagringstid i dagIngen automatisk radering.
Notiser till personal och kunder	UppgifterNotisens text, till exempel en rättelse med orsak	RegistreradePersonal, kunder med konto	Lagringstid i dag90 dagar.
Personallistan i sektorn	UppgifterNamn, roll, schema, e-post vid inbjudan, orsak till blockerad tid	RegistreradePersonal	Lagringstid i dagIngen automatisk radering. Raderar personen sitt konto ersätts namnet och personen lämnar teamet.
Bokning i kassan, salong och verkstad	UppgifterFörnamn, telefonnummer, anteckning, tid; i verkstaden registreringsnummer och bil	RegistreradeGäster utan konto	Lagringstid i dagTelefonnumret raderas 30 dagar efter besöket. Övrigt: ingen automatisk radering.
Drop-in-kön	UppgifterNamnet personalen skriver in	RegistreradeGäster	Lagringstid i dagIngen automatisk radering.
Fordonskoll	UppgifterRegistreringsnummer, bilens uppgifter, chassinummer	RegistreradeBilens ägare eller brukare	Lagringstid i dagIngen automatisk radering. Raderar en kund sitt konto tas kortet bort om bara den kundens besök visar bilen hos verkstaden.
Jobbkort	UppgifterMätarställning, anteckningar, mekaniker, arbetets steg	RegistreradeKunder, mekaniker	Lagringstid i dagIngen automatisk radering. Raderar kunden sitt konto töms anteckningarnas text.
Däckhotellet	UppgifterKonto eller namn, registreringsnummer, däck, protokoll, foton, hyra	RegistreradeKunder med och utan konto	Lagringstid i dagIngen automatisk radering, inte heller när kunden raderar sitt konto.
Däckbeställning hos leverantör	UppgifterRegistreringsnummer, beställarens förnamn	RegistreradeKunder, er personal	Lagringstid i dagIngen automatisk radering.
Säkerhetskopior	UppgifterHela databasen, inte foton	RegistreradeAlla ovan	Lagringstid i dagKrypterade kopior hos Cloudflare: dagliga 30 dagar, månatliga 365 dagar, kopior före en ändring 365 dagar. På vår egen server: de 30 senaste nätternas kopior; kopior som tas för hand före en ändring har i dag ingen gallringstid.
Cloudflares anropsloggar	UppgifterAnropets adress och tidpunkt	RegistreradeAlla som använder funktionerna	Lagringstid i dagSå länge Cloudflare sparar dem enligt vårt abonnemang.