Når vi behandler oplysninger for din virksomhed.

Denne aftale gælder de personoplysninger, som SeeYouSoon behandler på din virksomheds vegne, for eksempel om jeres personale, om gæster, I selv booker ind, og om medarbejdere på en virksomhedskonto. Den hører til Partnervilkårene og vilkårene for virksomhedskonti.

1. Parterne

Dataansvarlig er den tilknyttede virksomhed eller den kundevirksomhed med virksomhedskonto, der bruger funktionerne i afsnit 3 (i denne aftale «I» eller «virksomheden»).

Databehandler er Timmarna Platform (enkeltmandsvirksomhed), org.nr. 970905-3558, Lilla Bommen 1, 411 04 Göteborg, som driver tjenesten SeeYouSoon (i denne aftale «vi»).

Aftalen er en del af Partnervilkårene og vilkårene for firmakonti og skal godkendes, før en partnerkonto eller firmakonto aktiveres. Den opfylder kravene til en skriftlig aftale i art. 28, stk. 3, og 28, stk. 9, i GDPR. I godkender den ved at sætte kryds i feltet i ansøgningen, ved aktivering af firmakontoen, i appen eller i panelet, og vi gemmer, hvilken version I godkendte og hvornår. Hvis Partnervilkårene og denne aftale siger noget forskelligt om personoplysninger, gælder denne aftale.

2. Hvad aftalen omfatter og ikke omfatter

Det behandler vi for jer

Aftalen gælder de oplysninger, som I selv indtaster eller lader jeres personale indtaste i værktøjerne til jeres egen virksomhed: personale, vagtplaner, arbejdstid og lønunderlag i Kasse & personale, jeres personaleliste i sektoren, bookinger, som I indtaster for gæster uden konto, Køretøjstjek og jobkort i værkstedet, dækhotellet, dækbestillinger hos leverandører samt medarbejderlister, rettigheder, omkostningssteder og månedsrapporter i en firmakonto til rejser og fragt. Afsnit 3 beskriver hver behandling.

Det har vi selv ansvaret for

For følgende er SeeYouSoon selvstændig dataansvarlig, og da gælder privatlivspolitikken, ikke denne aftale:

  • Hver brugers konto og login, også kontiene for jeres virksomheds ejere, ledere, ansatte og rejsende på en virksomhedskonto.
  • Bookinger, bestillinger, fragter og ture, som kunder eller medarbejdere foretager i appen, chatten og samtalerne om dem, bedømmelser og anmeldelser samt SeeYouSoon Club. For selve udførelsen af transporten og lovpligtige krav inden for trafik og bogføring er kundevirksomheden, SeeYouSoon og den udførende transportvirksomhed hver især selvstændigt dataansvarlig. Når I som sælgende virksomhed modtager en kundes oplysninger gennem en booking, er I ligeledes selv dataansvarlige for, hvordan I bruger dem.
  • Jeres ansøgning om at blive partner, de dokumenter, I indsender, og vores gennemgang af dem.
  • Kundeservice, sikkerhed, beskyttelse mod svindel og vores egne logs over, hvem af vores personale der har set hvad.

Ud over det, som afsnit 3 nævner, fører vi intet kunderegister for virksomheder.

3. Behandlingerne: art og formål

Vi opbevarer oplysningerne, viser dem for dem i jeres virksomhed, der har ret til at se dem, laver beregninger på dem og sender notifikationer om dem, så I kan drive jeres virksomhed. Vi bruger dem ikke til egne formål.

Kasse & personale

  • Personalet. I tilføjer personer i virksomheden og giver dem en rolle (ejer, leder eller personale), titel og ansættelsesnummer. En person, der ikke allerede findes i sektorens personaleliste, inviteres med e-mailadresse eller telefonnummer til en eksisterende SeeYouSoon-konto. Vi gemmer ikke den adresse eller det nummer i Kasse & personale, kun forbindelsen til kontoen. En invitation gælder i 7 dage.
  • Vagtplaner. En ugeplan med dag, start og slut. Saloner, bilvaskerier og rengøringsfirmaer bruger i stedet deres plan i sektoren.
  • Stempling og pauser. Når personalet stempler ind og ud i appen, gemmes tiderne samt start og slut for hver pause. Hvert medlem kan se, hvilke kolleger der er stemplet ind lige nu.
  • Afstanden til arbejdspladsen. Se boksen nedenfor.
  • Rettelser. En ejer eller leder, der retter en tid, skal skrive en begrundelse (3–300 tegn). Rettelsen gemmes i en ændringslog med værdien før og efter, og medarbejderen får en notifikation med begrundelsen. Loggen ændres og slettes aldrig.
  • Løn. Ejeren vælger en lønmodel pr. person (timeløn, månedsløn, procent, garantiløn plus procent eller pr. enhed), indfører drikkepenge og godkender et lønbilag pr. periode. Ved provisionsbaseret løn medregner vi det salg eller de ydelser, der er knyttet til personen i SeeYouSoon. Ejeren downloader bilaget som CSV eller PAXml til sit eget lønsystem. Vi udbetaler ikke løn og foretager ikke skattetræk.

Sådan fungerer afstandskontrollen. Appen spørger kun telefonen om dens position ved indstempling, når I har slået «Stempl ind tæt på arbejdsstedet» til, og personen kan afvise. Serveren beregner så afstanden til arbejdsstedet i luftlinje, afrunder den til 10 meter og gemmer kun den afstand sammen med indstemplingen. Er kravet slået fra, spørger appen ikke efter positionen. Koordinaterne gemmes aldrig. Ved udstempling og pauser sender appen ingen position.

Slår I «Stempl ind tæt på arbejdspladsen» til, afvises en indstempling uden position, med for dårlig nøjagtighed eller længere væk end radius (50–2 000 meter, 200 meter, hvis I ikke vælger andet). Udstempling afvises aldrig på grund af afstanden. En afvist indstempling gemmes ikke.

Personalelisten i sektoren

Jeres personale i sektoren (for eksempel frisører, vaskere, rengøringsassistenter, mekanikere, flyttefolk og restaurantpersonale) gemmes med navn, rolle og arbejdsplan, og med e-mailadressen, når I inviterer nogen. Hvor I lægger en blokeret tid ind i en frisørs kolonne, gemmes også den årsag, I skriver.

Bookinger, som I selv lægger ind

  • Salonens booking i kassen. En gæst uden konto bookes med fornavn, telefonnummer, hvis gæsten ønsker at oplyse det, en note, ydelse, frisør og tid. Ejeren, frisørerne og SeeYouSoons personale for saloner kan oprette sådanne bookinger.
  • Drop-in-køen. Det navn, som jeres personale skriver ind for en gæst i køen.
  • Værkstedets booking i kassen. En gæst uden konto bookes med fornavn, telefonnummer, hvis gæsten ønsker at oplyse det, registreringsnummer og bilens betegnelse. Ejeren og lederne indtaster dem.

Gæsten får ingen notifikationer fra os og betaler ingen gebyrer via SeeYouSoon.

Køretøjstjek og jobkort

  • Køretøjstjek. Værkstedets eget kort for hver bil: registreringsnummer, mærke, model, årgang, brændstof, gearkasse, motor og stelnummer, sådan som værkstedet har indtastet dem. Ingen konto navngives på kortet. Vi henter ingen oplysninger om bilen fra noget køretøjsregister.
  • Jobkortet. Ved et værkstedsbesøg gemmes kilometerstand, en note ved indtjekningen, hvilken mekaniker der har bilen, arbejdets trin og værkstedets noter. Kunden ser kun noter, som værkstedet har markeret «Synlig for kunden».

Dækhotellet

For hvert dæksæt gemmes kunden (kontoen eller navnet for en kunde uden konto; virksomheden ser kun fornavnet), registreringsnummer, bilens betegnelse, dækkenes oplysninger og hyldeplads. Hver indlevering og hvert skift giver en protokol med mønsterdybde pr. dæk, skader, en note og kilometerstand samt højst 8 fotos. Lejen gemmes med periode, beløb og betalingsmåde. En kunde med konto ser sine egne dæk, protokoller og fotos i appen og får påmindelser før sæsonen.

Dækbestilling hos en leverandør

Når jeres værksted bestiller dæk til en kundes bil hos en leverandør i SeeYouSoon, sender vi bilens registreringsnummer og fornavnet på den, der bestiller, til leverandøren, aldrig kundens navn eller telefonnummer. Leverandøren er en modtager, som I vælger, ikke vores underdatabehandler.

Erhvervskonti (ture og fragt)

Når jeres virksomhed har en erhvervskonto til tjenesterejser eller erhvervsfragt, administrerer jeres virksomhedsadministrator, hvilke medarbejdere der må booke på kontoen, deres rolle og beløbsgrænser, omkostningssteder og referencer, og trækker månedsrapporter og fakturagrundlag (dato, tid, medarbejderens navn i kort form, omkostningssted, beløb og kvitteringsnummer, uden turens adresser). Vi behandler disse oplysninger som jeres databehandler. Selve transportopgaven behandles af jer, os og transportvirksomheden som selvstændigt dataansvarlige.

4. Oplysninger og registrerede

Funktionerne er ikke beregnet til følsomme personoplysninger. Men fritekstfelter, som noter, årsager til rettelser og årsager til blokeret tid, kan indeholde sådanne oplysninger, hvis nogen skriver dem. Skriv kun det, der er nødvendigt.

5. Hvor længe aftalen gælder

Aftalen gælder, så længe I bruger en af funktionerne i afsnit 3, og derefter så længe vi stadig har oplysninger, som vi har behandlet for jer. Bilaget viser, hvor længe oplysningerne gemmes i dag.

6. Jeres instruktioner

Vi behandler kun oplysningerne efter jeres dokumenterede instrukser. Instrukserne er denne aftale og de valg, som I og jeres personale træffer i panelet og appen, for eksempel hvem der er med i virksomheden, arbejdsstedet og radius, om kravet om at stemple nær arbejdsstedet er slået til, lønmodellerne og det, I skriver ind.

Vil I give en instruks, som funktionerne ikke kan håndtere, skriver I til [email protected]. Vi siger straks til, hvis vi mener, at en instruks strider mod databeskyttelsesreglerne.

Hvis en lov kræver, at vi behandler oplysningerne på en anden måde, fortæller vi jer det på forhånd, medmindre loven forbyder det.

7. Fortrolighed

Kun de personer hos os, der har brug for oplysningerne for at drive og yde support på tjenesten, får adgang til dem. Vi sørger for, at de har forpligtet sig til at holde oplysningerne fortrolige.

8. Sikkerhed

Det er de foranstaltninger, der beskytter oplysningerne i dag (art. 32 GDPR):

  • Kryptering ved overførsel. Al trafik til appen, panelet og vores API sendes krypteret over HTTPS (TLS), og browseren tvinges til at bruge HTTPS.
  • Adgang efter rolle. Serveren kontrollerer i databasen ved hvert kald, hvilken rolle personen har i jeres virksomhed. I Kasse & personale ser kun ejeren lønmodeller, lønperioder og lønunderlag, ejeren og lederne ser personalets tider og drikkepenge, og hver enkelt ser sine egne. I værkstedet, salonen og dækhotellet gælder tilsvarende roller.
  • Ændringsloggen. Ændringsloggen i Kasse & personale kan også ledere læse. Ændringer af lønmodeller og lønperioder ser kun ejeren; drikkepenge ser også lederne.
  • Vores egne medarbejdere. Vores medarbejdere får kun adgang gennem rettigheder pr. sektor, der tildeles i databasen, og en rettighed, der trækkes tilbage, ophører med at gælde med det samme. I Kasse & personale ser vores medarbejdere kun antal, aldrig navne, tider eller løn. En gæsts telefonnummer vises for vores medarbejdere kun med de fire sidste cifre. Medarbejdere for den pågældende sektor kan læse dækhotellets lister med kundens fornavn, værkstedernes bilkort og jobkort; disse læsninger logges ikke i dag.
  • Kryptering ved lagring. Gæsters telefonnumre lagres krypteret med AES-256-GCM. Øvrige oplysninger, såsom navn, tider og løn, lagres ikke krypteret felt for felt.
  • Position. Koordinater ved stempling ind gemmes aldrig, kun afstanden afrundet til 10 meter.
  • Fotos. Vi fjerner alle metadata fra fotos, også GPS-position, før de gemmes. De ligger i et privat lager og vises kun for dem, der har ret til at se dem, uden at blive gemt i nogen cache.
  • Sporbarhed. Rettelser af arbejdstid gemmes i en log, der ikke kan ændres, og den ansatte får en notifikation om hver rettelse.
  • Login. Totrinsbekræftelse findes for panelets konti. Antallet af loginforsøg er begrænset. Når vi fjerner en person fra vores personale, afsluttes alle personens sessioner med det samme.
  • Sikkerhedskopier. Databasen sikkerhedskopieres hver nat. Kopien opbevares som almindelig fil i privat lagring hos Cloudflare inden for EU, krypteret i hvile af Cloudflare, men ikke med en egen nøgle. Ved en eventuel gendannelse fra sikkerhedskopi afspilles en separat sletningslog uden personoplysninger, lige før trafikken åbnes igen, så slettede konti forbliver slettede. Fotos sikkerhedskopieres ikke.

9. Underdatabehandlere

I giver os en generel tilladelse til at benytte underdatabehandlere. Disse underdatabehandlere behandler i dag oplysningerne for os:

Vi sørger for, at hver underdatabehandler har en aftale med os, der stiller de samme krav til databeskyttelse som denne aftale. Vi er ansvarlige over for jer for underdatabehandlernes arbejde.

Før vi benytter en ny underdatabehandler eller udskifter en eksisterende, offentliggør vi en ny version af denne aftale med den opdaterede liste og giver jer skriftlig besked via e-mail (samt med en notifikation i panelet og appen) mindst 15 dage før ændringen træder i kraft (mindst 30 dage før kasseregistret slås til). Vil I gøre indsigelse efter art. 28, stk. 2, GDPR, skriver I til [email protected], før ændringen træder i kraft. Kan vi ikke imødekomme jeres indsigelse, har I ret til at slå det berørte modul fra (for eksempel Kasse & personale) eller opsige aftalen, før ændringen træder i kraft.

10. Overførsel uden for EU/EØS

Underdatabehandlerne i afsnit 9 undtagen fiskaly er amerikanske virksomheder, og fotos i databehandlerværktøjerne kan behandles uden for EU/EØS. Ved at bruge funktionerne giver I os instruks om disse overførsler. Databasen lagres i Vesteuropa (herunder Storbritannien med støtte i EU-Kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse) og beskyttes af EU-US DPF og standardkontraktbestemmelser; Cloudflare er certificeret i henhold til EU–US Data Privacy Framework og har EU's standardkontraktbestemmelser i sin databehandleraftale. Vi overfører ikke oplysningerne til noget andet land, uden at der findes en beskyttelse, der opfylder kapitel V i GDPR.

11. De registreredes rettigheder

I besvarer anmodninger fra jeres ansatte og gæster, for eksempel om at se, rette eller slette deres oplysninger. Det meste kan I se og rette direkte i panelet. Hver ansat ser sine egne tider, sin vagtplan og sine godkendte lønsedler i appen.

Der findes i dag ingen funktion i panelet til at slette en tid, et bilkort eller et sæt i dækhotellet, og ingen eksport ud over lønunderlaget. En medarbejders egen download af sine data i appen medtager ikke oplysningerne i Kasse & personale. Har I brug for det, skriver I til [email protected], så finder eller sletter vi oplysningerne for jer.

Hvis en registreret henvender sig direkte til os med en anmodning om oplysninger, vi behandler for jer, sender vi den videre til jer uden unødig forsinkelse og svarer ikke selv på sagen, medmindre I beder os om det.

12. Brud på persondatasikkerheden

Hvis vi opdager et brud på persondatasikkerheden, der vedrører oplysninger, vi behandler på jeres vegne, underretter vi jer uden unødig forsinkelse. Vi fortæller, hvad der er sket, hvilke oplysninger og omtrent hvor mange personer det drejer sig om, hvilke følger det kan få, og hvad vi gør ved det. Det, vi ikke ved med det samme, sender vi, så snart vi ved det. I afgør, om I skal anmelde bruddet til Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se), hvilket skal ske inden for 72 timer, og om I skal underrette de berørte (art. 33 og 34 i GDPR).

13. Konsekvensanalyse og forudgående høring

Arbejdstid og afstandskontrol ved indstempling kan kræve, at I udarbejder en konsekvensanalyse (art. 35 GDPR). Vi giver jer de oplysninger om funktionerne, som I har brug for til den og til en eventuel forudgående høring af Integritetsskyddsmyndigheten (art. 36 GDPR).

14. Når aftalen ophører

Når I holder op med at bruge funktionerne, vælger I, om vi skal slette oplysningerne eller udlevere dem til jer. Skriv til [email protected].

I dag slettes oplysningerne ikke automatisk, når aftalen ophører, og heller ikke når ejerens konto slettes: virksomhedens oplysninger forbliver, indtil I beder os slette dem. Den eksport, der findes i panelet, er lønbilaget som CSV eller PAXml for godkendte perioder. Øvrige oplysninger fremskaffer vi til jer på anmodning.

Oplysninger, som vi har slettet, findes fortsat i sikkerhedskopierne, indtil disse kopier slettes, se bilaget.

15. Information og kontrol

Vi giver jer de oplysninger, I har brug for til at vise, at denne aftale og art. 28 GDPR overholdes, og besvarer jeres spørgsmål skriftligt. I, eller en uafhængig revisor, som I udpeger, og som har tavshedspligt, må gennemgå vores behandling efter aftale om tidspunkt og omfang. Integritetsskyddsmyndigheten må altid foretage de kontroller, som loven giver den ret til.

16. Jeres ansvar som dataansvarlig

  • I sørger for, at I har et retsgrundlag for behandlingen, og at jeres ansatte og gæster får oplysninger om den (art. 13 GDPR). Jeres ansatte skal for eksempel vide, at appen beder om telefonens position ved stempling ind, og at afstanden til arbejdspladsen gemmes, når I har angivet en arbejdsplads.
  • Før I slår kravet om at stemple ind nær arbejdspladsen til, bør I foretage en interesseafvejning og opfylde en eventuel forhandlingspligt efter 11 § lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL).
  • I bestemmer, hvor længe oplysningerne skal gemmes, og giver os besked, når de skal slettes, for eksempel arbejdstid i henhold til arbetstidslagen og lønoplysninger i henhold til bokföringslagen.
  • I giver kun adgang til personer, der har brug for den, og fjerner personer, der stopper.
  • I er selv ansvarlige for lønunderlag, som I downloader, når filen har forladt SeeYouSoon.

17. Ændringer og kontakt

Vi offentliggør hver ny version af aftalen her med dato og versionsnummer. Kontakt i databeskyttelsesspørgsmål: [email protected]. Øvrige spørgsmål: [email protected].

18. Bilag: behandlinger og opbevaringsperioder

Tabellen viser, hvor længe oplysningerne gemmes, sådan som tjenesten fungerer i dag. Hvor der står «ingen automatisk sletning», bevares oplysningerne, indtil I beder os slette dem.