Когато обработваме данни за твоята фирма.

1. Страните

Администратор на лични данни е присъединената фирма или фирмата клиент с фирмен акаунт, която използва функциите в раздел 3 (в настоящото споразумение «вие» или «фирмата»).

Обработващ лични данни е Timmarna Platform (едноличен търговец), рег. № 970905-3558, Lilla Bommen 1, 411 04 Göteborg, който управлява услугата SeeYouSoon (в настоящото споразумение «ние»).

Договорът е част от Условията за партньори и условията за фирмени акаунти и трябва да бъде приет, преди да бъде активиран партньорски или фирмен акаунт. Той отговаря на изискванията за писмен договор по чл. 28, пар. 3 и пар. 9 от GDPR. Приемате го, като отметнете полето в заявлението, при активиране на фирмения акаунт, в приложението или в панела, а ние съхраняваме коя версия сте приели и кога. Ако Условията за партньори и настоящият договор предвиждат различни неща относно личните данни, се прилага настоящият договор.

2. За какво се отнася и не се отнася споразумението

Това обработваме вместо вас

Договорът се отнася до данните, които вие сами въвеждате или оставяте персонала си да въвежда в инструментите за собствената ви дейност: персонал, графици, работно време и данни за заплати в Каса & персонал, списъка ви с персонал в сектора, резервации, които въвеждате за гости без акаунт, Fordonskoll и работни карти в сервиза, хотела за гуми, поръчки на гуми от доставчици, както и списъци със служители, права за достъп, разходни центрове и месечни отчети във фирмен акаунт за пътувания и товари. Раздел 3 описва всяко обработване.

За това отговаряме ние самите

За следното SeeYouSoon е самостоятелен администратор на лични данни и тогава се прилага политиката за поверителност, а не настоящият договор:

• Профилът и входът на всеки потребител, включително профилите на собствениците, ръководителите, служителите и пътуващите на вашата фирма във фирмен профил.
• Резервации, поръчки, превози на товари и пътувания, които клиенти или служители правят в приложението, чатът и разговорите за тях, оценки и отзиви, както и SeeYouSoon Club. За самото извършване на превоза и законовите изисквания в областта на транспорта и счетоводството фирмата клиент, SeeYouSoon и извършващата превоза транспортна фирма са всяка поотделно самостоятелен администратор на лични данни. Когато вие като продаваща фирма получите данни на клиент чрез резервация, вие също сте самостоятелен администратор на лични данни по отношение на начина, по който ги използвате.
• Твоята кандидатура да станеш партньор, документите, които изпращаш, и нашата проверка на тях.
• Обслужване на клиенти, сигурност, защита от измами и нашите собствени регистри за това кой от нашия персонал какво е видял.

Освен посоченото в раздел 3 не водим клиентски регистър за фирми.

3. Обработванията: естество и цели

Съхраняваме данните, показваме ги на онези във вашата фирма, които имат право да ги виждат, правим изчисления с тях и изпращаме известия за тях, за да можете да управлявате дейността си. Не ги използваме за собствени цели.

Каса & персонал

• Персоналът. Добавяте хора към фирмата и им давате роля (собственик, мениджър или персонал), длъжност и служебен номер. Човек, който още не е в списъка с персонала на сектора, се кани с имейл адрес или телефонен номер към съществуващ акаунт в SeeYouSoon. Не съхраняваме този адрес или номер в Каса & персонал, а само връзката с акаунта. Поканата е валидна 7 дни.
• Графици. Седмичен график с ден, начало и край. Салоните, автомивките и фирмите за почистване използват вместо това своя график в сектора.
• Регистриране на работно време и почивки. Когато персоналът отбелязва влизане и излизане в приложението, часовете се съхраняват, както и началото и краят на всяка почивка. Всеки член вижда кои колеги са отбелязали влизане в момента.
• Разстоянието до работното място. Виж полето по-долу.
• Корекции. Собственик или управител, който коригира време, трябва да посочи причина (3–300 знака). Корекцията се записва в дневник на промените със стойността преди и след нея, а служителят получава известие с причината. Дневникът никога не се променя и не се изтрива.
• Заплата. Собственикът избира модел на заплащане за всеки човек (почасово, месечно, процент, гарантирана заплата плюс процент или на единица), въвежда бакшишите и одобрява ведомост за всеки период. При заплата на база комисиона включваме продажбите или услугите, свързани с човека в SeeYouSoon. Собственикът изтегля ведомостта като CSV или PAXml в собствената си система за заплати. Ние не изплащаме заплати и не удържаме данъци.

Списъкът на персонала в сектора

Твоят персонал в сектора (например фризьори, перачи, чистачи, механици, хамали и ресторантски персонал) се съхранява с име, роля и работен график, а когато поканиш някого — и с имейл адреса. Когато въведеш блокирано време в колоната на даден фризьор, се съхранява и причината, която напишеш.

Резервации, които въвеждате сами

• Резервация от салона на касата. Гост без акаунт се записва с малко име, телефонен номер, ако гостът желае да го предостави, бележка, услуга, фризьор и час. Собственикът, фризьорите и персоналът на SeeYouSoon за салони могат да въвеждат такива резервации.
• Опашката без записване. Името, което вашият персонал въвежда за гост в опашката.
• Резервация на автосервиза на касата. Гост без профил се резервира с малко име, телефонен номер, ако гостът желае да го даде, регистрационен номер и обозначение на автомобила. Собственикът и управителите ги въвеждат.

Гостът не получава известия от нас и не плаща такси чрез SeeYouSoon.

Проверка на превозното средство и карта за поръчка

• Проверка на автомобила. Собствената карта на сервиза за всеки автомобил: регистрационен номер, марка, модел, година на производство, гориво, скоростна кутия, двигател и номер на рамата, както ги е въвел сервизът. На картата не се посочва профил. Не извличаме данни за автомобила от никакъв регистър на превозни средства.
• Работната карта. При посещение в сервиз се запазват показанието на километража, бележка при приемането, кой механик работи по автомобила, етапите на работата и бележките на сервиза. Клиентът вижда само бележките, които сервизът е отбелязал като «Видимо за клиента».

Гумохотелът

За всеки комплект гуми се съхраняват клиентът (акаунтът или името за клиент без акаунт; фирмата вижда само малкото име), регистрационният номер, моделът на автомобила, данните за гумите и мястото на рафта. Всяко предаване и смяна създава протокол с дълбочина на протектора за всяка гума, повреди, бележка и показание на километража, както и най-много 8 снимки. Наемът се съхранява с периода, сумата и начина на плащане. Клиент с акаунт вижда своите гуми, протоколи и снимки в приложението и получава напомняния преди сезона.

Поръчка на гуми от доставчик

Когато вашият сервиз поръчва гуми за автомобил на клиент от доставчик в SeeYouSoon, изпращаме на доставчика регистрационния номер на автомобила и малкото име на човека, който поръчва, никога името или телефонния номер на клиента. Доставчикът е получател, когото вие избирате, а не наш подизпълнител.

Фирмени акаунти (пътувания и превози)

Когато вашата фирма има фирмен акаунт за командировки или фирмени превози, вашият фирмен администратор управлява кои служители могат да резервират чрез акаунта, тяхната роля и лимити на суми, разходните центрове и референциите, както и извлича месечни отчети и основания за фактуриране (дата, час, името на служителя в съкратен вид, разходен център, сума и номер на касовата бележка, без адресите на пътуването). Обработваме тези данни като ваш обработващ лични данни. Самата поръчка за превоз се обработва от вас, от нас и от транспортната фирма като самостоятелни администратори на лични данни.

4. Данни и субекти на данни

За кого обработваме данни и какви данни

Регистрирани	Данни
Твоят персонал, мениджъри и собственици	ДанниИме, длъжност, роля, служебен номер, връзка с акаунта в SeeYouSoon, график, отбелязвания на идване и тръгване, почивки, разстояние до работното място при отбелязване на идване, корекции с причина, модел на заплащане, бакшиши, продажби, отчетени на служителя, основа за изчисляване на заплатата.
Служители с фирмен акаунт	ДанниИме, имейл или връзка с акаунт в SeeYouSoon, роля, лимити на суми, разходен център и редове в месечния отчет (дата, час, сума и номер на касова бележка, без адреси).
Гости без профил	ДанниСобствено име, телефонен номер (по желание), бележка, час и услуга; в сервиза също регистрационен номер и обозначение на автомобила.
Клиенти на сервиза и на хотела за гуми	ДанниАкаунт или име, регистрационен номер, данни за автомобила, показание на километража, състояние на гумите, снимки на гумите, бележки, наем и начин на плащане.

Функциите не са предназначени за чувствителни лични данни. Но полетата за свободен текст, като бележки, причини за корекции и причини за блокирано време, може да съдържат такива данни, ако някой ги въведе. Пиши само това, което е необходимо.

5. Колко дълго е валиден договорът

Договорът е в сила, докато използвате някоя от функциите в раздел 3, а след това – докато съхраняваме данни, които сме обработвали от ваше име. Приложението показва колко дълго се съхраняват данните към днешна дата.

6. Вашите инструкции

Обработваме данните само съгласно вашите документирани инструкции. Инструкциите са този договор и изборите, които вие и вашият персонал правите в панела и приложението, например кой е част от фирмата, работното място и радиусът, дали е включено изискването за отбелязване близо до работното място, моделите на заплащане и това, което въвеждате.

Ако искате да дадете указание, което функциите не поддържат, пишете на [email protected]. Ще ви уведомим веднага, ако смятаме, че дадено указание противоречи на правилата за защита на данните.

Ако закон изисква от нас да обработваме данните по друг начин, ще ви уведомим предварително, освен ако законът не го забранява.

7. Поверителност

Достъп до данните получават само тези наши служители, които се нуждаят от тях, за да поддържат услугата и да предоставят поддръжка. Ще се погрижим те да са поели задължение да пазят данните в тайна.

8. Сигурност

Ето мерките, които защитават данните днес (чл. 32 от GDPR):

• Криптиране при пренос. Целият трафик към приложението, панела и нашия API преминава криптиран през HTTPS (TLS), а браузърът е принуден да използва HTTPS.
• Права според ролята. При всяко запитване сървърът проверява в базата данни каква роля има лицето във вашата фирма. В Каса & персонал само собственикът вижда моделите на заплащане, периодите за заплати и основанията за заплати, собственикът и мениджърите виждат работното време и бакшишите на персонала, а всеки вижда своите. В сервиза, салона и хотела за гуми важат съответните роли.
• Дневникът на промените. Дневникът на промените в Каса & персонал могат да четат и управителите. Промените в моделите на заплащане и периодите за заплати вижда само собственикът; бакшишите виждат и управителите.
• Нашият собствен персонал. Нашият персонал получава достъп само чрез права по сектори, които се дават в базата данни, а отнетото право престава да важи незабавно. В Каса & персонал нашият персонал вижда само бройки, никога имена, часове или заплати. Телефонният номер на гост се показва на нашия персонал само с последните четири цифри. Персоналът за съответния сектор може да чете списъците на хотела за гуми с малкото име на клиента, автомобилните карти и работните карти на автосервизите; тези четения към днешна дата не се записват.
• Криптиране при съхранение. Телефонните номера на гостите се съхраняват криптирани с AES-256-GCM. Останалите данни, като имена, часове и заплати, не се съхраняват криптирани поле по поле.
• Местоположение. Координатите при чекиране никога не се запазват, а само разстоянието, закръглено до 10 метра.
• Снимки. Премахваме всички метаданни от снимките, включително GPS местоположението, преди да бъдат запазени. Те се съхраняват в лично хранилище и се показват само на тези, които имат право да ги виждат, без да се запазват в кеш.
• Проследимост. Корекциите на работното време се записват в дневник, който не може да бъде променян, и служителят получава известие за всяка корекция.
• Вход. За акаунтите в панела има двуфакторна проверка. Броят опити за вход е ограничен. Когато премахнем човек от нашия персонал, всички негови сесии се прекратяват незабавно.
• Резервни копия. Базата данни се архивира всяка нощ. Копието се съхранява като обикновен файл в частно хранилище при Cloudflare в рамките на ЕС, криптирано в покой от Cloudflare, но не със собствен ключ. При евентуално възстановяване от резервно копие отделен дневник на изтриванията без лични данни се възпроизвежда непосредствено преди трафикът да бъде отворен отново, така че изтритите профили да останат изтрити. Снимките не се архивират.

9. Подизпълнители

Давате ни общо разрешение да ползваме подизпълнители на обработването. Понастоящем следните подизпълнители обработват данните от наше име:

Подизпълнители за данните, които обработваме от ваше име

Подизпълнител на обработването	Какво правят	Къде се намират данните
Cloudflare, Inc. (САЩ)	Какво правятПоддържат нашия сървър, базата данни, съхранението на снимки и резервните копия. Cloudflare също съхранява журнали на заявките към сървъра, а адресът в една заявка може да съдържа регистрационния номер на автомобил.	Къде се намират даннитеБазата данни се съхранява в Западна Европа (включително Обединеното кралство въз основа на решението на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита) и е защитена от EU-US DPF и стандартни договорни клаузи. Снимките в инструментите на обработващия се съхраняват във файловото хранилище на Cloudflare със същата защита (докато документите за самоличност и разрешителните се съхраняват в seeyousoon-kyc-eu с юрисдикция в ЕС). Резервните копия се съхраняват в частно хранилище в рамките на ЕС, криптирани в покой от Cloudflare, но не със собствен ключ.
Push услугите на браузърите: Google, Mozilla, Apple и Microsoft (САЩ)	Какво правятПредават известия до телефони и компютри, на които са включени известията, например покана, коригирано работно време или напомняне за смяна на гумите. Съдържанието е криптирано за устройството на получателя; услугата вижда само адреса на устройството и часа.	Къде се намират даннитеСобствените сървъри на съответната услуга.
Firebase Cloud Messaging (Google, САЩ) и Apple Push Notification service (Apple, САЩ)	Какво правятОтнася се само за мобилните приложения, които все още не са публикувани. Там те предават известията и могат да четат краткия им текст.	Къде се намират даннитеСобствените сървъри на съответната услуга.
fiskaly (SIGN SE)	Какво правятОтнася се само за касовия регистър в Каса & персонал, който още не е включен. Там те регистрират всяка касова бележка в контролното устройство, което законът изисква: редовете и сумата на бележката, никога купувача.	Къде се намират даннитеЩе бъде посочено тук, преди касовият регистър да бъде включен, най-малко 30 дни предварително.

Гарантираме, че всеки подизпълнител има договор с нас, който поставя същите изисквания за защита на данните като този договор. Отговаряме пред вас за работата на подизпълнителите.

Преди да ангажираме нов подобработващ или да заменим съществуващ, публикуваме нова версия на този договор с актуализирания списък и ви уведомяваме писмено по имейл (както и с известие в панела и приложението) най-малко 15 дни преди промяната да влезе в сила (най-малко 30 дни преди касовият регистър да бъде включен). Ако искате да възразите съгласно чл. 28, параграф 2 от GDPR, пишете на [email protected], преди промяната да започне да важи. Ако не можем да удовлетворим възражението ви, имате право да изключите съответния модул (например Каса & персонал) или да прекратите договора, преди промяната да влезе в сила.

10. Предаване извън ЕС/ЕИП

Подизпълнителите в раздел 9, с изключение на fiskaly, са американски компании, а снимките в инструментите на обработващите могат да се обработват извън ЕС/ЕИП. Като използвате функциите, вие ни давате указание за тези предавания. Базата данни се съхранява в Западна Европа (включително Обединеното кралство въз основа на решението на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита) и е защитена чрез EU-US DPF и стандартни договорни клаузи; Cloudflare е сертифицирана по EU–US Data Privacy Framework и има стандартните договорни клаузи на ЕС в своя договор за обработване на данни. Не предаваме данните на никоя друга държава, без да е налице защита, която отговаря на глава V от GDPR.

11. Права на субектите на данни

Вие отговаряте на искания от своите служители и гости, например да видят, поправят или изтрият данните си. Повечето неща можете да видите и поправите директно в панела. Всеки служител вижда в приложението собственото си работно време, графика си и одобрените си фишове за заплата.

В момента в панела няма функция за изтриване на час, карта на автомобил или комплект в хотела за гуми, а освен данните за заплатите няма и друг експорт. Когато служител сам изтегли данните си в приложението, информацията в Каса & персонал не се включва. Ако ви трябва, пишете на [email protected] и ние ще изготвим или изтрием данните вместо вас.

Ако субект на данни се обърне директно към нас с искане, свързано с данни, които обработваме от ваше име, ще ви го препратим без забавяне и няма да отговаряме сами по същество, освен ако не ни помолите.

12. Нарушения на сигурността на личните данни

Ако открием нарушение на сигурността на личните данни, засягащо данни, които обработваме от ваше име, ще ви уведомим без неоправдано забавяне. Ще ви кажем какво се е случило, кои данни и приблизително колко души са засегнати, какви могат да бъдат последиците и какво предприемаме. Това, което не знаем веднага, ще изпратим веднага щом го узнаем. Вие решавате дали да уведомите Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se), което трябва да стане в рамките на 72 часа, и дали да информирате засегнатите лица (чл. 33 и 34 от GDPR).

13. Оценка на въздействието и предварителна консултация

Работното време и проверката на разстоянието при отчитане на идването могат да изискват от вас да направите оценка на въздействието (чл. 35 от GDPR). Предоставяме ви данните за функциите, които са ви необходими за нея и за евентуална предварителна консултация с Integritetsskyddsmyndigheten (чл. 36 от GDPR).

14. При прекратяване на договора

Когато спрете да използвате функциите, избирате дали да изтрием данните, или да ви ги предоставим. Пишете на [email protected].

Днес данните не се изтриват автоматично, когато договорът бъде прекратен, нито когато профилът на собственика бъде изтрит: данните на фирмата остават, докато не ни помолите да ги изтрием. Експортът, който е наличен в панела, е основата за заплатите във формат CSV или PAXml за одобрените периоди. Останалите данни ще ви предоставим при поискване.

Данните, които сме изтрили, остават в резервните копия, докато тези копия не бъдат изчистени, виж приложението.

15. Информация и проверка

Предоставяме ви информацията, от която се нуждаете, за да докажете, че този договор и чл. 28 от ОРЗД се спазват, и отговаряме писмено на въпросите ви. Вие или независим одитор, когото определите и който е обвързан със задължение за поверителност, можете да проверите обработването ни след договаряне на срока и обхвата. Integritetsskyddsmyndigheten винаги може да извършва проверките, на които законът ѝ дава право.

16. Вашата отговорност като администратор на лични данни

• Вие гарантирате, че имате правно основание за обработването и че вашите служители и гости получават информация за него (чл. 13 от GDPR). Вашите служители например трябва да знаят, че приложението иска местоположението на телефона при отбелязване на идване и че разстоянието до работното място се запазва, когато сте посочили работно място.
• Преди да включите изискването за отчитане на присъствие близо до работното място, трябва да направите преценка на баланса на интересите и да изпълните евентуално задължение за преговори съгласно 11 § lagen om medbestämmande i arbetslivet (MBL).
• Вие решавате колко дълго да се съхраняват данните и ни казвате кога да бъдат изтрити, например работното време съгласно arbetstidslagen и основата за заплатите съгласно bokföringslagen.
• Давате достъп само на лицата, които се нуждаят от него, и премахвате лицата, които напускат.
• За основата за изчисляване на заплатите, която изтеглите, отговаряте вие, след като файлът е напуснал SeeYouSoon.

17. Промени и контакт

Публикуваме тук всяка нова версия на договора, с дата и номер на версията. Контакт по въпроси за защита на данните: [email protected]. Други въпроси: [email protected].

18. Приложение: обработвания и срокове за съхранение

Таблицата показва колко дълго се съхраняват данните според начина, по който услугата работи днес. Където пише «без автоматично изтриване», данните остават, докато не ни помолите да ги изтрием.

Обработване, данни, субекти на данни и срок на съхранение

Процедура	Данни	Регистрирани	Срок на съхранение към днешна дата
Персонал в Каса & персонал	ДанниИме, длъжност, роля, служебен номер, връзка с акаунта	Субекти на данниПерсонал, ръководители, собственици	Срок на съхранение в моментаБез автоматично изтриване. Лице, което бъде премахнато, се отбелязва като премахнато. Ако лицето изтрие акаунта си, тези данни не се променят.
Графици	ДанниДен, начало, край	Субекти на данниПерсонал	Срок на съхранение днесДокато не промените графика.
Отбелязване на печати, почивки и разстояние	ДанниЧасове, разстояние до работното място на стъпки от 10 метра, статус, бележка	Субекти на данниПерсонал	Срок на съхранение в моментаБез автоматично изтриване, включително когато лицето изтрие акаунта си.
Дневник на промените	ДанниКой какво е променил, кога, причина, стойности преди и след	Субекти на данниПерсонал, ръководители, собственици	Срок на съхранение днесНикога не се променя и не се изтрива.
Заплата	ДанниМодел на заплащане, бакшиши, продажби по служител, основа за изчисляване на заплатата	Субекти на данниПерсонал	Срок на съхранение в моментаБез автоматично изтриване.
Известия до персонала и клиентите	ДанниТекстът на известието, например корекция с причина	РегистрираниПерсонал, клиенти с акаунт	Срок на съхранение в момента90 дни.
Списъкът на персонала в сектора	ДанниИме, роля, график, имейл при покана, причина за блокирано време	Субекти на данниПерсонал	Срок на съхранение в моментаБез автоматично изтриване. Ако лицето изтрие акаунта си, името се заменя и лицето напуска екипа.
Резервация на касата, в салон и сервиз	ДанниСобствено име, телефонен номер, бележка, час; в сервиза регистрационен номер и автомобил	Субекти на данниГости без акаунт	Срок на съхранение днесТелефонният номер се изтрива 30 дни след посещението. Останалото: без автоматично изтриване.
Опашката без записване	ДанниИмето, което персоналът въвежда	Субекти на данниГости	Срок на съхранение в моментаБез автоматично изтриване.
Проверка на превозното средство	ДанниРегистрационен номер, данни за автомобила, номер на шасито (VIN)	Субекти на данниСобственикът или ползвателят на автомобила	Срок на съхранение в моментаБез автоматично изтриване. Ако клиент изтрие акаунта си, картата се изтрива, ако само посещенията на този клиент показват автомобила в сервиза.
Карта на поръчката	ДанниПоказание на километража, бележки, механик, етапи на работата	Субекти на данниКлиенти, механици	Срок на съхранение в моментаБез автоматично изтриване. Ако клиентът изтрие акаунта си, текстът на бележките се изчиства.
Гумохотелът	ДанниАкаунт или име, регистрационен номер, гуми, протокол, снимки, наем	Субекти на данниКлиенти с и без акаунт	Срок на съхранение в моментаБез автоматично изтриване, включително когато клиентът изтрие акаунта си.
Поръчка на гуми от доставчик	ДанниРегистрационен номер, собствено име на поръчващия	Субекти на данниКлиенти, вашият персонал	Срок на съхранение в моментаБез автоматично изтриване.
Фирмени акаунти (пътувания и превози)	ДанниСписък на служителите, роля, лимити на суми, разходни центрове и месечни отчети	Субекти на данниСлужители и администратори на фирмата клиент	Срок на съхранение в моментаСлужители и разходни центрове – докато фирмата клиент не ги премахне или не закрие акаунта; месечни отчети и основания за фактуриране – 7 години съгласно bokföringslagen.
Резервни копия	ДанниЦялата база данни, без снимките	Субекти на данниВсички по-горе	Срок на съхранение в моментаКопия в частно хранилище при Cloudflare в рамките на ЕС, криптирани в покой от Cloudflare, но не със собствен ключ: ежедневните – 30 дни, месечните – 365 дни, а копията преди по-големи промени – 365 дни. При възстановяване дневникът на изтриванията (без лични данни) се изпълнява веднага, преди трафикът да бъде отворен отново.
Журнали на заявките на Cloudflare	ДанниАдрес и час на заявката	Субекти на данниВсички, които използват функциите	Срок на съхранение днесДокато Cloudflare ги пази според нашия абонамент.